Onze wereld wordt alsmaar digitaler. Zelfs de belastingpapieren komen nu via het internet en de doos met bonnetjes voor de administratie is ook verleden tijd. Mijn volledige boekhouding is digitaal en staat op mijn laptop. Alle facturen, btw aangiftes, correspondentie, eigenlijk staat mijn hele professionele leven op mijn harde schijf.
Erg handig allemaal. Geen ordners met papieren en alles wordt door mijn computer uitgerekend. Maar wat nu als mijn laptop gestolen wordt of de harde schijf houdt er mee op. Ik moet er niet aan denken… De consequenties zouden enorm zijn.
Diefstal, verlies, brand en hardware storingen zijn niet de enige bedreigingen voor uw gegevens. Op het moment komt ransomware veel voor, sterker nog, Nederland is een van de meest getroffen landen.
Ransomware ‘gijzelt’ je computer door deze te blokkeren of door de bestanden te versleutelen. Om hier van af te komen wordt een geldbedrag gevraagd waarna de computer weer vrijgegeven wordt. Soms wordt deze na het betalen daadwerkelijk weer vrijgegeven, maar meestal niet.
Beveiligen tegen deze bedreigingen is niet altijd een optie. Of het is te duur of gewoon onmogelijk. Je kunt de risico’s wel proberen te beperken, maar niet geheel uitsluiten. Het risico van ransomware zit bijvoorbeeld niet alleen in het illegaal downloaden van software, het kan ook komen van legitieme websites die door hackers zijn geïnfecteerd.
Het spreekwoord ‘voorkomen is beter dan genezen’ is hier wel op zijn plaats. Goede preventieve maatregelen helpen tegen het verlies van gegevens. Een effectieve preventieve maatregel is een goede back-up.
De eerste stap in het opzetten van een goede back-up is het identificeren van de gegevens. Kort gezegd, welke bestanden moeten er bewaard worden.
Bestanden die in de documenten, afbeeldingen en video folder staan zijn goede kandidaten om in de back-up mee te nemen. Maar er zijn nog andere bestanden die belangrijk zijn. Waar bewaart bijvoorbeeld het boekhoud programma zijn gegevens of het mail programma?
Als het duidelijk is welke bestanden meegenomen moeten worden in de back-up, dan moet er gekeken worden hoe we deze bestanden het beste kunnen beveiligen.
Vroeger was het maken van een kopie op een DVD populair maar deze methode heeft veel nadelen. Zo duurt het lang om de data op een DVD te schrijven en heeft deze maar en beperkte capaciteit. Ook kan het voorkomen dat na enkele jaren de DVD niet meer leesbaar is, en dan hebben we het nog niet gehad over retenties (zie verder op in dit artikel).
Een andere optie is het maken van een kopie op een externe schijf. Zeker met de huidige USB3 technieken is dit een snelle oplossing en met schijven van 8TB en groter is capaciteit ook geen probleem meer. Een back-up maken kan standaard met de programma’s die in Windows of OSX zitten.
Laat in ieder geval de externe schijf niet aan uw computer zitten. In het geval van een Ransomeware aanval zullen deze ook geïnfecteerd raken.
De externe schijf is een goede en betaalbare oplossing. Het beschermt u echter niet tegen brand of diefstal. Zeker niet als de schijf in de laptoptas bij de laptop zit of op hetzelfde bureau als uw pc staat. Het advies is om altijd één kopie op een andere locatie te bewaren.
U kunt er natuurlijk voor kiezen om uw externe schijf op uw werk te bewaren en deze eens per week mee naar huis te nemen om een back-up te maken, en de volgende ochtend weer mee terug te nemen. U loopt dan het risico dat u hoogstens één week aan gegevens kwijt raakt. Dit kan acceptabel zijn, zeker als u, zoals ik, eens per maand uw administratie bijwerkt.
Een ander nadeel van deze methode is dat het over het algemeen een handmatige actie is. U moet zelf de back-up starten en dit kan in drukke periodes wel eens vergeten worden. Hierdoor bestaat het risico dat bij een calamiteit meerdere weken aan data verloren gaat.
Een andere methode is het maken van een cloud back-up. Met de internet verbindingen die we tegenwoordig tot onze beschikking hebben is dit een veilige en eenvoudige methode. Een cloud back-up is een kopie van de data die bij een cloud leverancier wordt geplaatst. Hierbij kunnen we denken aan Dropbox, Onedrive of iCloud, maar er zijn ook speciale cloud back-up leveranciers die veel meer capaciteit en gespecialiseerde back-up software bieden zoals KPN Back-up Online of Crashplan.
Cloud back-ups maken we dus met aparte back-up software. Vaak is dit een programma die, na het instellen, op de achtergrond draait en automatisch een back-up maakt. Elke keer als er op uw computer wat verandert of wordt toegevoegd, zorgt deze software er voor dat er een back-up van wordt gemaakt. Dit zijn zogenaamde incrementele back-ups wat wil zeggen dat alleen de gewijzigde data naar de cloud wordt gestuurd.
Hier zit dan ook gelijk het probleem van deze oplossing. Bij de eerste back-up moet alle data naar de cloud worden verstuurd. Bij mij was dit 4,5Tb (4500Gb). Het programma is hier 4 maanden, 24 uur per dag, mee bezig geweest. Gelukkig staat mijn data op een server die altijd aan staat, dus de software kan ook 24 uur per dag zijn data versturen. Maar als ik het programma op mijn laptop zou draaien, dan had het een factor 4 langer geduurd. Mijn laptop staat namelijk alleen aan als ik erop bezig ben, en alleen dan kan de software een back-up maken.
Een ander potentieel nadeel is de beperkte capaciteit die de gratis cloud leveranciers zoals Dropbox of Onedrive bieden. Dit is vaak niet genoeg om een goede en volledige back-up op te plaatsen omdat er meerdere versies van bestanden worden bewaard. Dit is niet het geval als u voor een betaalde oplossing kiest. Ik gebruik Crashplan van Code42. Deze biedt voor $60,- per computer per jaar onbeperkte data opslag voor de back-up.
De verschillende methodes kunnen natuurlijk ook samen gebruikt worden. We spreken dan van een hybride oplossing.
Data zoals de boekhouding, mail en andere zeer belangrijke gegevens, kunnen we met een cloud back-up oplossing veilig stellen. Wellicht is de hoeveelheid dermate dat dit ook bij een gratis leverancier kan. Daarnaast kunnen we de andere data op een externe harde schijf opslaan. De eerste stap in het opzetten van de back-up, het bepalen welke data er in de back-up moet komen, moet dan aangevuld worden met een keuze voor welke oplossing we kiezen.
U bent met deze oplossing natuurlijk niet 100% veilig, maar het is een mix van kosten, gemak en veiligheid.
Goede software versleutelt de back-up. Dit wil zeggen dat hij de back-up ontoegankelijk maakt voor derden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een wachtwoord die bij het instellen van de software moet worden aangemaakt. Vergeet dit wachtwoord niet! Zonder dit wachtwoord is het onmogelijk om de data uit de back-up terug te halen. Ook de cloud leveranciers, inclusief de betaalde, zijn niet in staat om de back-up voor u terug te halen.
Kortom, wachtwoord kwijt is back-up kwijt!
Met retenties wordt versie beheer bedoeld. Van een bestand worden meerdere versies bewaard. Als een bestand dagelijks aangepast wordt, dan zal er ook dagelijks een back-up van gemaakt worden. De eerdere back-ups van dit bestand worden niet overschreven. Bij het terugzetten van het bestand (restoren) uit de back-up kunt u dan kiezen welke versie u wilt. Dit geldt natuurlijk alleen voor bestanden die ook daadwerkelijk aangepast worden.
Met restoren bedoelen we het herstellen van een bestand uit de back-up. Het advies is om dit regelmatig te doen, ook als u het bestand nog op de computer hebt. Hiermee test u of de gemaakte back-up goed is en u bij calamiteiten ook daadwerkelijk uw gegevens terug kunt zetten.
Ik hoop dat het nu een beetje duidelijk is hoe belangrijk een goede back-up van uw gegevens is. Ik hoor regelmatig mensen klagen dat ze hun familiefoto’s kwijt zijn omdat de externe harde schijf defect is geraakt. Een goede back-up had deze foto’s kunnen redden.
